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Adaptives Projektmanagement: Jedes Projekt ein Prototyp

  • KMU und Handwerksbetriebe müssen durch die zunehmende Digitalisierung immer schneller und flexibler agieren können. Wie muss sich das Projektmanagement dem anpassen? Bei jedem Auftrag oder Projekt gilt: Wer schlecht plant, verliert Zeit, hat höhere Kosten und verärgert im schlimmsten Fall seine Kunden. Effizientes Projektmanagement ist für den Unternehmenserfolg somit ein zentraler Faktor. Und um sich in dynamischen Märkten behaupten zu können, gewinnt Flexibilität immer mehr an Bedeutung. Das Projektmanagement in KMU muss sich gemäß den Anforderungen weiterentwickeln. Scrum, Kaban, Lean & Co.: Methoden für ein erfolgreiches Projektmanagement gibt es reichlich. Die Kernfrage lautet somit: Welches Projektmanagement passt zum jeweils aktuellen Projekt? Denn nicht immer können sowohl klassische als auch moderne agile Methoden in Reinkultur das volle Potenzial ausschöpfen.

Mehr als agiles Projektmanagement

  • Das klassische Projektmanagement zeichnet sich durch ein hohes Maß an Standardisierung aus, es gibt einen festen Rahmen vor. Dieser ist unerlässlich, wenn beispielsweise strikte Liefertermine gesetzt sind. Klassische Methoden stoßen aber in einem dynamischen Geschäftsumfeld sehr schnell an ihre Grenzen. Agiles Projektmanagement kann durch seine hohe Flexibilität, Anpassung und Selbstorganisation viel schneller auf sich ändernde Entwicklungen reagieren. Dieser Ansatz hat jedoch eine begrenzte Vorhersagekraft für mögliche Ergebnisse, wenig formale Dokumentation und benötigt ein hohes Maß an Abstimmung und Kommunikation. Ein adaptives Projektmanagement kann beiden Problemstellungen gerecht werden, die erfolgreiche Bearbeitung verschiedener Prozesse – sowohl offener Prozesse als auch Prozesse mit klarer Anleitung – wird möglich gemacht. Projekte können damit individuell und konkret am Kunden ausgerichtet werden.

Adaptives Projektmanagement: Das Umfeld analysieren

  • Durch den adaptiven Ansatz rückt der Kunde in eine zentrale Rolle und in den Fokus des Unternehmens, weil man auf diese Weise konkreter auf individuelle Wünsche und Gegebenheiten eingehen kann. Basis dafür ist die Projektumfeldanalyse, mit dieser werden Einflüsse auf das Projekt identifiziert sowie deren Auswirkungen auf die Zielerreichung untersucht. Sie soll erste Klarheit über das direkte und indirekte Umfeld schaffen und aufzeigen, wo möglicherweise Unterstützung notwendig sein könnte. Um im Laufe des Projekts schnell auf Änderungen reagieren zu können, muss das Umfeld ständig beobachtet werden.

Projektmanagement: Fallbeispiel aus dem Handwerk

  • Vor allem im Handwerk sind Projekte kein Fließbandprodukt. Nehmen wir das Beispiel eines Elektrotechnikers. Elektrotechnik, Beleuchtung, Datennetze, Sicherheitstechnik bis hin zu Multimedia und Kommunikation: Die handwerklichen Leistungen sind komplexer geworden. Datenblätter, Zeichnungen, E-Mails – es kommt auch auf der Baustelle durch digitale Technologien zu einer Verdichtung der Informationen. Jede Baustelle ist anders getaktet, die Abstimmung zwischen den eingesetzten Gewerken variiert. Sie kommen in unterschiedlichen Reihenfolgen zum Einsatz. Die Planung wichtiger Betriebsmittel ist ebenso erfolgsrelevant. Je nach Projekt sind auch weitere Akteure (z. B. Architekt, Elektroplaner) eingebunden. Das gesamte Unternehmensfeld ist außerdem stärker als je zuvor vernetzt. Die Mitarbeiter in der Montage müssen dennoch alle Schritte im Auge behalten. Hierfür ist umfangreiche Kommunikation mit der Planung und den Gewerken notwendig. Jedes Projekt ist wie ein Prototyp. Entsprechend flexibel muss das Projektmanagement sein. Um adaptiv agieren zu können, müssen sämtliche Daten mit Terminen, Fortschritten und weiteren Aktivitäten für alle Beteiligten transparent einsehbar sein. Diese müssen auch tagesaktuell abgeglichen werden. Mit unterschiedlichen digitalen Softwarelösungen können alle projektrelevanten Informationen erfasst und bearbeitet werden.

Unternehmenskultur als Voraussetzung

  • Eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung des adaptiven Projektmanagements ist eine passende Unternehmenskultur. Diese sollte sich durch folgende Merkmale auszeichnen:

    • Damit sich eine Selbstorganisation entwickeln kann, müssen Teammitglieder freiwillig ihre persönlichen Stärken einbringen.
    • Damit dies möglich ist, muss das Management seinen Projektteams entsprechenden Freiraum zur Entfaltung geben. Dies bedeutet eine konstruktive Fehler- und Lernkultur, damit Mitarbeiter kreativ und selbstständig arbeiten können sowie neue Ideen ausprobieren.
    • Führung ist somit als Dienstleistung aufzufassen. Sie soll überwiegend Orientierung statt Anweisungen geben.

  • Fotocredit: AdobeStock/Peopleimages

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