Urlaubsvereinbarungen: Worauf Arbeitgeber achten sollten

  • Wie eine Urlaubsvereinbarung richtig getroffen wird und Wissenswertes zum Thema Betriebsurlaub und Urlaubssperre. Sommerzeit ist Urlaubszeit. Immer wieder kommt es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu Konflikten darüber, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Ausmaß der Urlaubsanspruch verbraucht werden darf. Angesichts der bevorstehenden heißen Jahreszeit häufen sich in vielen Betrieben die arbeitsrechtlichen Fragen rund um das Thema Urlaub. Wir versuchen, einige wichtige davon zu beantworten.

Grundsätzliches zur Urlaubsvereinbarung

  • In Österreich gilt: Generell hat jeder Arbeitnehmer pro Arbeitsjahr Anspruch auf fünf Wochen bezahlten Urlaub. Dies entspricht 30 Werktagen (inkl. Samstag) oder 25 Arbeitstagen (bei einer klassischen 5-Tage-Woche). Wer neu im Unternehmen ist, hat nach absolvierten sechs Monaten Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub. Sowohl der Zeitpunkt des Urlaubsantritts als auch die Urlaubsdauer sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren. Dabei sind die betrieblichen Interessen und die Erholungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Dies bedeutet grundsätzlich, dass weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer einseitig einen Urlaub entweder anordnen oder einfach antreten kann. Aber wie heißt es so schön: Ausnahmen bestätigen die Regel. Es gibt wenige Fälle, in denen der Arbeitnehmer einseitig seinen Urlaub nehmen kann:

    • Bei der Pflege eines erkrankten Kindes, wenn das Kind maximal 12 Jahre alt ist und im gemeinsamen Haushalt lebt. Außerdem muss der Anspruch auf Pflegefreistellung (maximal 2 Wochen pro Arbeitsjahr) bereits verbraucht sein.

    • Bei Betrieben mit gewähltem Betriebsrat: wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaubswunsch von mindestens 12 Werktagen dem Vorgesetzten mitgeteilt hat und es auch nach der Einbindung des Betriebsrats zu keiner Einigung gekommen ist. Im Zeitraum von höchstens acht bis mindestens sechs Wochen vor dem gewünschten Urlaubsbeginn kann der Arbeitgeber jedoch Klage beim zuständigen Arbeits- und Sozialgericht erheben, um den einseitigen Urlaubsantritt zu verhindern.

Wie kann eine Urlaubsvereinbarung geändert werden?

  • Auch eine bereits getroffene Urlaubsvereinbarung kann grundsätzlich nicht einseitig wieder geändert werden. Diese ist für beide Parteien eigentlich bindend, sie kann aber jederzeit durch eine neue gemeinsame Vereinbarung geändert oder aufgehoben werden – dies ist sogar noch nach Urlaubsantritt möglich. In wirtschaftlichen Notfällen (etwa Betriebsnotstand) kann die Urlaubsvereinbarung einseitig vom Arbeitgeber gestrichen werden. Dann muss er jedenfalls bereits getätigte Kosten für den Urlaub oder Stornogebühren bezahlen.

Form der Urlaubsvereinbarung: Wie muss sie getroffen werden?

  • Wie eine Urlaubsvereinbarung getroffen wird, ist nicht vorgeschrieben. Sie kann also sowohl schriftlich als auch mündlich zustandekommen. Sollte das Thema Urlaub im Unternehmen oder der Abteilung stets Diskussionen aufwerfen: Wer wirklich sichergehen will, sollte die Urlaubsvereinbarung aus Beweisgründen jedenfalls schriftlich abschließen. Ein mündliches Okay unter vier Augen ist im Streitfall schwer zu beweisen. Es gibt auch keine gesetzliche Regelung, wann die Urlaubsvereinbarung spätestens fixiert werden muss. Dies bedeutet, dass die Vereinbarung auch recht kurzfristig getroffen werden kann. Es kann aber sein, dass es vom Betrieb her für eine bessere Personalplanung eine Abgabefrist für die Urlaubsanträge gibt.

Was ist bei Betriebssperre oder Betriebsurlaub zu beachten?

  • In zahlreichen Unternehmen gibt es Zeiten (z. B. Sommer, Jahreswechsel), in denen die Auslastung gering ist und eine Betriebssperre vorgenommen wird. Aber wie beim individuell genommenen Urlaub gilt auch beim Betriebsurlaub: dem muss jeder einzelne Mitarbeiter zustimmen. Auch in diesem Fall ist eine Urlaubsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer persönlich abzuschließen.

Ankündigung des Betriebsurlaubs

  • Dies bedeutet, dass der Betriebsurlaub nicht einseitig per Weisung vom Arbeitgeber oder durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt werden kann. Möglich ist jedoch, einen alljährlich wiederkehrenden Betriebsurlaub möglichst konkret (z. B. jeweils die ersten beiden August-Wochen) im Voraus im Dienstvertrag zu verankern. Die Vereinbarung kann auch konkludent erfolgen. Ein Beispiel: Der Betriebsurlaub wird ausreichend lange im Vorhinein bekanntgegeben und der Arbeitnehmer erhebt innerhalb einer bestimmten Frist keinen Widerspruch.

Wie viel Betriebsurlaub darf vorgeschrieben werden?

  • Ein Betriebsurlaub kann nicht unbegrenzt vereinbart werden, Mitarbeiter sollen weiterhin die Möglichkeit der individuellen Urlaubsplanung haben. Daher gilt – nach Ansicht der derzeitigen Rechtsprechung – als Richtmaß, dass dem Mitarbeiter ungefähr die Hälfte seines Urlaubsanspruchs zur freien Disposition zur Verfügung steht.

Kann der Chef eine Urlaubssperre verhängen?

  • Wenn besondere betriebliche Erfordernisse dafür bestehen, ist ein limitiertes und zeitlich beschränktes Urlaubsverbot arbeitsrechtlich gedeckt.

Müssen Arbeitnehmer während des Urlaubs erreichbar sein?

  • Zweck des Urlaubs ist die Erholung und die freie Entfaltung der Persönlichkeit, so die einschlägige Judikatur der Arbeitsgerichte. Es geht um den Freizeitwert. Eine Pflicht zur Erreichbarkeit während des Urlaubs – etwa eine Rufbereitschaft – ist mit dem Urlaubszweck somit unvereinbar. Smartphone und Firmenlaptop können getrost abgeschaltet bleiben. Der Arbeitnehmer ist auch nicht verpflichtet, dienstliche E-Mails zu checken. Verrichtet der Arbeitnehmer während seines Urlaubs mit Billigung seines Arbeitgebers trotzdem dienstliche Tätigkeiten, die über bloße Minimalkontakte (beispielsweise eine kurze informative Telefonauskunft) hinausgehen, stellt dies die Wirksamkeit des Urlaubskonsums in Frage.

  • Fotocredit: AdobeStock/Nadezhda1906