Fünf Tipps fürs effiziente Arbeiten

  • Zeit ist in der Arbeitswelt ein kostbares Gut. Wie kann man effektiv und effizient arbeiten, sich weniger ablenken lassen, dem systematischen Aufschieben von Aufgaben einen Riegel vorschieben? Mit welchen Regeln man sein Zeitmanagement verbessern kann. Zeit wird in der zunehmenden Hektik der Arbeitswelt für viele zu einem immer kostbareren Gut. Gerade im KMU-Management kommt es einem häufig vor, als habe der Tag nicht genug Stunden, um die Vielzahl an Aufgaben zu bewältigen. Denn während in einem Großbetrieb die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten auf vielen Schultern lasten, muss sich in einem Kleinbetrieb die Einzelperson um zahlreiche Bereiche kümmern und – wie man so schön sagt – auf vielen Hochzeiten tanzen. Die Gefahr: Stress und das Gefühl der Überbelastung, weil man ständig erreichbar sein muss, machen sich breit. Effizientes Arbeiten entwickelt sich im schnelllebigen Berufsalltag immer mehr zu einer Kernkompetenz. Der Grundgedanke erfolgreicher Zeitmanager lautet: Es gibt zu viel Zeit, die wir nicht oder zumindest schlecht nutzen. Fünf zentrale Tipps, die helfen können, die Effizienz zu steigern, das eigene Zeitmanagement zu optimieren und trotzdem stressfrei zu arbeiten.

Effektiv arbeiten: Mit Plan ans Werk gehen

  • Planung ist das halbe Leben, heißt es so schön. Und eine gute Planung und Strukturierung ist auch eine zentrale Voraussetzung dafür, die zur Verfügung stehende Zeit rationeller zu verwalten. Um einen für sich geeigneten Plan aufzustellen, gibt es zahlreiche Zeitmanagement-Methoden: Vom Eisenhower-Prinzip über die ALPEN-Methode bis zur Pomodoro-Technik. Wir wollen diese Methoden hier nicht detailliert darstellen: Aber sie alle haben das Ziel, Aufgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen, zu priorisieren und zu strukturieren, um die unwichtigen Aufgaben vorerst auszusortieren sowie zeitverschwendende Tätigkeiten zu vermeiden. Jede Person ist anders. Daher sollte man verschiedene Planungsmethoden ausprobieren, um feststellen zu können, welche als die richtige erscheint. Denn: Je effizienter man arbeitet, desto zufriedener ist man am Ende des Tages.

Mit den Zeitfressern aufräumen

  • Es ist nur zu natürlich, dass der Mensch nicht den ganzen Tag über ausschließlich effektiv und effizient arbeitet. Problematisch wird es jedoch, wenn wir unser Potenzial nicht mehr umsetzen, weil wir uns zu viel Zeit „wegfressen“ lassen. Dazu zählen nicht nur Ablenkungen wie Social Media oder die vielfältigen Apps am Smartphone, sondern auch Unordnung. Studien darüber, wie viel Zeit Büroangestellte mit der Suche nach (digitalen) Dokumenten und Informationen verlieren, gibt es zahlreiche. Die Ergebnisse lauten von rund 20 Minuten bis zu einer Stunde am Tag. Die genaue Zahl ist jedoch nicht wichtig. Sie zeigen jedenfalls: Eine unübersichtliche Dokumentenablage kann sich zu einem massiven Zeitfresser entwickeln. Organisation ist somit ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements. Ein System, das hilft, die genauen Informationen zu finden, die man braucht – und zwar zum richtigen Moment. Dazu gehört auch: Lasse nur das am Arbeitsplatz liegen, was benötigt wird. Das gilt auch für den Computer: Öffne nur jene Anwendungen, die wirklich gebraucht werden.

Das Elefanten-Prinzip nutzen

  • Vielleicht kennen Sie die Frage: Wie isst man einen Elefanten? Das Rüsseltier steht sinnbildlich für eine schwierige, komplexe Aufgabe, die scheinbar nicht zu bewältigen ist. Man steht vor einer vermeintlich unüberwindbar großen Mauer – und das demotiviert. Das Elefanten-Prinzip lautet: Man arbeitet sich Stück für Stück voran. Was vorerst unmöglich scheint, wird zu vielen überschaubaren, realisierbaren Unterfangen tranchiert. Diese werden mit entsprechenden Deadlines versehen und können Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Der Arbeitsumfang sollte so eingeteilt werden, dass er realistischerweise auch bewältigt werden kann. Dabei sollte man sich bereits überlegen, was nötig ist, um diese Teilaufgaben erledigen zu können.

Arbeitseffizienz steigern: Die eigene Leistungskurve kennen

  • Zählen Sie sich zu den Lerchen oder den Eulen? Die Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen ist im Tagesverlauf nicht immer gleich, sondern Hochphasen und Tiefs unterworfen. Wann fühlt man sich besonders leistungsfähig? Zu welcher Tageszeit lässt die Konzentration nach? Wer sich eine Zeit lang selbst beobachtet, kann seine persönliche Leistungskurve erstellen. Ausgehend von dieser können die Tätigkeiten effektiver eingeteilt werden. So kann es sein, dass eine tröge Routinetätigkeit oder ein routiniertes Jour fixe am Vormittag nicht zielführend ist, da man in diesem Zeitfenster in der Regel besonders konzentriert arbeiten kann und aktiver ist.

Monotasking vs. Multitasking

  • Wer viel gleichzeitig macht, schafft auch viel in kurzer Zeit: So lautet die Grundvermutung hinter Multitasking. Geschwindigkeit wird oft als größtes Argument dafür ins Feld geführt. Das Gegenkonzept dazu lautet Monotasking, also sich lediglich einer Tätigkeit widmen, dafür mit voller Konzentration. Die Argumentation fürs Monotasking: Wer alles gleichzeitig macht, macht nichts mehr richtig. Das Hineindenken in eine neue Aufgabe kostet Zeit und Energie. Ist Multitasking somit zu vermeiden? Hier spielt die Schwierigkeit der Aufgabe eine entscheidende Rolle. Studien zeigten, dass Multitasking vor allem dann funktioniert, wenn die gleichzeitig ausgeführten Tätigkeiten als einfach gelten. Ungewohnte und komplexe Aufgaben verlangen hingegen zu 100 Prozent Aufmerksamkeit. Es hat sich gezeigt, dass Multitasker dabei langsamer sind. Außerdem kann nicht jeder mit Multitasking umgehen, man muss auch der Typ dazu sein.

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