Erfolgreiches Projektmanagement: Wie Sie Fehler vermeiden

  • Erfolgreiches Projektmanagement ist entscheidend für die Zukunft eines Unternehmens. So paradox es klingen mag: effektives Projektmanagement hat auch das Scheitern im Blickfeld. Tipps, wie dies zum Gelingen eines Projektes beitragen kann.
     
    Rund eine Million Menschen in Österreich arbeiten laut Schätzungen von Projekt Management Austria PMA, Österreichs größter Projektmanager-Vereinigung, in Projekten. Von der IT-, der Baubranche über den Gesundheitsbereich bis hin zur wissenschaftlichen Forschung: Unternehmen setzen immer mehr Arbeit in Form von Projekten um. Laut Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) basierten bereits im Jahr 2013 knapp mehr als ein Drittel des Umsatzes deutscher Unternehmen auf Projekten. Tendenz damals steigend, der Wert dürfte daher heute um einiges höher liegen. Professionelles Projektmanagement erweist sich somit als entscheidend für die Zukunft eines Unternehmens. Es ist das Getriebe, über das die PS der Businesspläne des Unternehmens durch das Projektteam auf die Straße gebracht werden.

Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

  • Aber selbst bei einem sauberen Projektmanagement ist ein Misserfolg nicht gänzlich auszuschließen. Im Gegensatz zu den USA ist Scheitern hierzulande immer noch ein Tabuthema – denn es wird als Niederlage betrachtet. Die Reißleine zu ziehen, sich also einzugestehen, dass man mit einem Projekt gescheitert ist, wird daher oft viel zu lange hinausgezögert. Aber wie heißt es so schön: Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende. Scheitern ist eine wichtige Lernerfahrung. Es zahlt sich bei Projekten aus, sich auch für den Fall des Scheiterns zu wappnen. Denn dabei werden auch Effekte gestärkt, die maßgeblich für den Erfolg eines Projektes sind. Brigitte Schaden, Präsidentin von PMA, gibt dazu folgende Tipps:

Risikomanagement: Ein System der Frühwarnung entwickeln

  • Um die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns zu minimieren, braucht es eine entsprechende Vorsorge. Man kann nicht allen Risiken aus dem Weg gehen oder sie vermeiden. Daher sollte man im Vorfeld mögliche Gefahren ermitteln und analysieren, um schwierige Situationen bewusster angehen und beherrschen zu können. Effektives und detailliertes Risikomanagement ist ein Basisfaktor des Projektmanagements. Die Grundlage dafür ist eine ehrliche Reflexion. Wichtig dabei ist: Risikomanagement ist nicht als Einmalaktion, sondern als Prozess zu verstehen, der sich begleitend über alle Projektphasen fortsetzen sollte.

Eine positive Fehlerkultur fördern

  • Wo Menschen tätig sind, passieren einfach Fehler. Sie lassen sich nicht komplett vermeiden, selbst wenn noch so viele Kontrollmechanismen vorhanden sind. Gefährlich wird es, wenn Fehler vertuscht werden. Daher sollte eine positive Fehlerkultur gefördert und gelebt werden. Mitteilen, beheben, analysieren und nachher besser machen: Fehler müssen im Projekt als Lernchance gesehen werden. Die gelebte Fehlerkultur hat einen der höchsten Effekte auf den Erfolg eines Projektes, so das Ergebnis einer Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement.

Spiel- und Kommunikationsregeln gemeinsam erarbeiten

  • Ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten sind Missverständnisse. Wenn die klaren Spielregeln für die Zusammenarbeit gemeinsam im Team erarbeitet werden, wird deren Einhaltung auch automatisch zu einem gemeinsamen Anliegen. Zentral dabei ist, einen klaren Kommunikationsprozess zu erstellen, durch den ein Rhythmus für Aktualisierungen und ein Prozess für Anfragen festgelegt wird. Der eine bevorzugt E-Mails, der andere Teams-Chat, der Rest bespricht alles lieber im direkten Gespräch. Häufig scheitern Projekte, wenn das Team in unorganisierter Kommunikation feststeckt. Ineffiziente Kommunikation gehört zu den häufigsten Ursachen von Stress am Arbeitsplatz.

Die Basis für einen gelungenen Projektstart legen

  • Planung ist das halbe Leben, das gilt auch bei der Vorbereitung auf ein Projekt. Sind Erwartungen an und Nutzen durch das Projekt überhaupt realisierbar? Oft wird im Vorfeld zu wenig Zeit für eine Machbarkeitsstudie oder Prototyping eingeräumt. Wird der Projektstart überhastet vorangetrieben, kann es zu unrealistischen Projektzielen, unklaren Rollendefinitionen und schlecht aufgestellten Teams kommen. Die Folge ist eine Kettenreaktion, die Auswirkungen bis zum Projektschluss hat.

Projekt so managen, wie es zum Kontext passt

  • Ein Vorgehensmodell für alle Fälle? Für erfolgreiches Projektmanagement gibt es das nicht. Auch agile Ansätze passen nicht zu jedem Projekt. Agiles Projektmanagement erfordert außerdem ein agiles Unternehmen – und somit einen Kulturwandel. Bei Projekten mit klaren Eckpunkten – etwa in der Bauwirtschaft – können klassische Methoden weiterhin passen. Ist das Ziel jedoch nicht so klar oder variabel, ändern sich im Laufe des Projekts die Rahmenbedingungen – dann bedarf es vieler Feedback-Runden, wobei ein agiler Zugang von Vorteil ist. Jede Methode hat ihre Grenzen und Chancen, jedes Projekt ist anders. Daher muss man es so managen, wie es zum Kontext passt.

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