Forderungsmanagement: 5 grundlegende Tipps für KMU

  • Welcher Unternehmer war noch nie mit einer schlechten Zahlungsmoral von Kunden konfrontiert? Mit gezielten Maßnahmen können Unternehmen schon im Vorfeld die Weichen stellen, um die Außenstände möglichst gering zu halten. Offene Rechnungen sind für Unternehmen ein leidiges Thema. Echte Zahlungssicherheit gibt es zwar nicht, mit ein paar grundsätzlichen Maßnahmen können Unternehmen im Vorfeld aber dafür sorgen, dass sich diese erhöht. Wer die Regeln für seine Geschäftstätigkeit offen kommuniziert, schafft eine verlässliche Basis für eine langjährige Kundenbeziehung. Das gilt auch für das Forderungsmanagement: Je klarer die Vorgaben, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die Kunden beim Bezahlen der Rechnung diszipliniert sind.

Eindeutige Zahlungsbedingungen festlegen

  • Ein wichtiger Ansatzpunkt für eine später erfolgreiche Durchsetzbarkeit der Forderung ist die Vertragsgestaltung. Darin sollten nicht nur die zu erbringenden Leistungen konkret beschrieben sein, auch Vereinbarungen zu den Zahlungsmodalitäten (Regelung, wie eine Zahlung zu erfolgen hat) und Zahlungskonditionen (Regelung, wann eine Zahlung zu erfolgen hat) sollten Bestandteil des Vertrags sein. Es ist empfehlenswert, stets konkrete Zahlungszeitpunkte festzulegen, etwa „14 Tage nach Rechnungserhalt“. Dies kann entweder individualvertraglich oder als Bestandteil der zum Vertrag gehörenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen.

Ergänzende Regelungen treffen

  • Zudem können mittels weiterer vertraglicher Klauseln ergänzende Regelungen zu unternehmerischen Sicherheiten getroffen werden.

    • Abschlagszahlungen vereinbaren, wenn Waren in Etappen geliefert oder Dienstleistungen in Schritten ausgeführt werden.
    • Durch Skontoangebote Anreize schaffen, möglichst früh zu zahlen.
    • Vorschuss aushandeln für den Einkauf von Arbeitsmaterial.
    • Eigentumsvorbehalt geltend machen: Bereits gelieferte Waren können im Eigentum des Unternehmens bleiben, wenn vereinbart wurde, dass sie erst nach vollständiger Bezahlung ins Eigentum des Käufers übergehen.

Rechnungen rechtzeitig erstellen

  • Die sofortige und korrekte Rechnungsstellung sollte eigentlich zum Standardrepertoire jeder Firma gehören. Es muss daraus klar hervorgehen, für welche Leistung welcher Betrag zu bezahlen ist. Preise, Mengen, Ausstell- und Lieferdatum, Art und Höhe der Steuern, Steuernummer des Unternehmens – das Dokument sollte mit allen relevanten Informationen versehen sein. Spätestens wenn es zu Problemen bei der Zahlung kommt, merkt man, wie wertvoll diese sind: Denn nur mit den korrekten Angaben können Unternehmen ihre Forderung zweifelsfrei durchsetzen.

Schlankes Forderungsmanagement durch digitale Prozesse

  • Unbezahlten Rechnungen hinterherzutelefonieren, Zahlungseingänge regelmäßig zu kontrollieren und Verjährungsfristen zu beachten, ist vor allem für Kleinstunternehmen ein enormer Verwaltungsaufwand. Digitale Prozesse bei der Rechnungsstellung und dem Forderungsmanagement können diese zeitraubende Arbeit abnehmen. Wie ist der Stand, wer bekommt eine Mahnung, wann sollten Zahlungen eintreffen? Ein automatisiertes Forderungswesen garantiert den Überblick. Auch wenn der Mahnprozess automatisiert abläuft, kann das Unternehmen jederzeit eingreifen – und vielleicht doch auf ein persönliches Gespräch setzen.

Das Forderungswesen durch Factoring ergänzen

  • Unter Factoring versteht man den laufenden Verkauf von offenen Forderungen aus Warenlieferungen oder Dienstleistungen an eine Factoring-Gesellschaft, den sogenannten Factor. Durch den Verkauf dieser Geldforderungen wird die Liquidität sichergestellt. Der Factor streckt Kapital vor und wird Eigentümer der Forderung. Die Rechnungsbeträge werden umgehend ausbezahlt: Beim Volksbank-Partner A.B.S Factoring AG sind es 90 Prozent binnen 24 Stunden und 10 Prozent nach Zahlungseingang beim Factor durch den Kunden. Factoring sichert das Delcredere-Risiko ab, wenn es im Vertrag vereinbart ist.

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