Die Sicherheitsverordnung für Registrierkassen

Wichtige To-dos

  • Am 7. Juli 2015 hat der österreichische Nationalrat das Steuerreformgesetz 2015/2016 beschlossen. Nach der Barumsatzverordnung, seit letztem Jahr für Unternehmen ab einem Umsatz von 15.000 Euro sowie 7.500 Euro an jährlichen Barumsätzen in Form händischer Belege (vormals 150.000 Euro) gültig, wird mit 1. April 2017 das letzte Teilstück wirksam: die Registrierkassensicherheitsverordnung, die Pflicht zur Nutzung der Sicherheitseinrichtung und zum Druck des QR-Codes.

    Das bringt eine technische Sicherheitslösung mittels Signaturerstellungseinheit mit einer kryptografischen Signatur mit sich, die die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege gewährleistet. Die Registrierung bei FinanzOnline muss jetzt zwingend erfolgen. Jede Kasse, egal in welchem Betrieb, ob in der Gastwirtschaft, im Modegeschäft oder beim Arzt, muss adaptiert werden.

Umrüstung notwendig

  • Wolfgang Lohner führt zwei kleine Boutiquen in Wien und erklärt „Wir haben seit jeher eine Registrierkasse in beiden Geschäften, diese müssen bis Ende März 2017 umgerüstet werden“. Sinnvoll ist die Umrüstung aber nur bei PC-fähigen Geräten, andere sollten ausgetauscht werden. Wer PC, Laptop oder Tablet plus Drucker besitzt, ist gut ausgestattet. Hier reicht oft eine neue Softwarelösung, die für eine monatliche Pauschale gekauft werden kann. „Es gibt sehr viele Anbieter und der Preis rangiert im Monat zwischen 5,90 Euro und 50 Euro. Direkte Gespräche mit den Anbietern lohnen sich daher.“

    Ab April ist ein maschinenlesbarer Code, meist ein QR-Code oder auch ein Link zum Abruf der Daten, Pflicht. Die Aufzeichnungen müssen also digital signiert werden, damit nachträgliche Manipulation oder Löschung unmöglich wird. Dafür zertifizierte Dienstleister in Österreich sind derzeit A-Trust und Global Trust. Der Unternehmer benötigt ein Kartenlesegerät (ca. 20 Euro), eine Smartcard oder eine Cloudlösung mit Internetzugang. Alle Bons müssen gespeichert werden, denn das Finanzamt prüft bis zu sieben Jahre im Nachhinein.

    Die neuen Kassenbelege müssen die eindeutige Bezeichnung des Unternehmens zeigen, eine Kassenidentifikationsnummer, die UID-Nummer, eine fortlaufende Nummer zur Identifikation des Geschäftsfalles, Tag und Uhrzeit, Betrag und Steuerangabe, Menge und die Bezeichnung der Ware, denn „Accessoires“, „Wäsche“, „Pflege“ oder „Sonstiges“, sind nicht mehr erlaubt.

Ausnahme und Prämie

  • Ein Stand auf der Straße fällt unter die Ausnahmeregelung. Unternehmen, die auf das System umrüsten, erhalten eine Prämie von 200 Euro. KMU, die jetzt erst registrierkassenpflichtig werden, können sich eine Neuanschaffung fördern lassen. Jene Betriebe, die frühzeitig ihr Registrierkassensystem umstellen, können die gesamten Kosten im Jahr der Anschaffung abschreiben. 

Was ist bis 1. April in Sachen Sicherheitsverordnung zu tun?

    • Beschaffung der Signaturerstellungseinheit: Ab 1.4.2017 muss die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung verbunden sein. 
    • Eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät bei A-Trust oder Global Trust muss besorgt werden.
    • Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse: In der Regel durch ein Software-Update, das eine Verbindung zur Signaturkarte ermöglicht.
    • Erstellung des Startbelegs: Nach der Initialisierung ist ein Startbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen.
    • Registrierung über FinanzOnline bis 31. März 2017.
    • Prüfung Startbeleg: Mit Hilfe der Belegcheck-App des BMF können Sie feststellen, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung Ihrer Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. To-do: Scannen Sie den maschinenlesbaren Code (QR-Code) auf Ihrem Startbeleg mit der Belegcheck-App und überprüfen Sie die Gültigkeit der Belege Ihrer Registrierkasse. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display Ihres Smartphones oder Tablets mit einem grün unterlegten Häkchen (korrekt) oder einem rot unterlegten X (fehlerhaft) angezeigt. Vor der ersten Anwendung muss die BMF Belegcheck-App durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung freigeschaltet werden.
    • Die Authentifizierung ist auch durch Ihren Steuerberater oder Softwareanbieter möglich.